1- Kërkesa për njohjen e procedurës.

Organet e vlerësimit të konformitetit (OVK – laboratorë testues/kalibrues, mjekesore, organizma çertifikues/inspektues)  bëjnë kërkesë pranë DPA, të cilën e dërgon me fax ose letër, për tu njohur me procedurat e akreditimit dhe dokumentat përkatës për të qene i akredituar. Pas bërjes së kërkesës, OVK-së i caktohet nje takim paraprak, i cili zhvillohet nga Sekretariati i DPA në të cilin i sqarohen të gjitha procedurat e akreditimit, tarifat si dhe dokumentat që ai duhet të dorëzojë pranë DPA për aplikim. Në këtë takim përfaqësuesit të OVK i jepet paketa e dokumentacionit, të cilën ai mund ta tërheqë edhe nëpërmjet Sistemit AIS qe eshte ndertuar per DPA.

2- Aplikimi për akreditim

OVK do të quhet që ka aplikuar për akreditim pasi ka plotësuar formularin e aplikimit për akreditim sipas OVK, check – listën përkatëse, dhe pasi u është hapur llogaria në sistem nga DPA të ketë ngarkuar ne sistem të gjithë dokumentacionin e nevojshëm në përputhje me kërkesat e standardit për të cilin ai kërkon të akreditohet, sipas aneksit te formularit te aplikimit. Te gjithe dokumentat e ngarkuara nga OVK duhet te jene te paeditueshem si nga OVK ashtu edhe nga DPA. Pas nje afati kohor te percaktuar OVK nuk ka te drejte me te ngarkoje dokumenta te tjera.

Nëse ka moskonformitete të rënda që cënojnë akreditimin, dhe kur dokumentat e ngarkuara ne sistemin AIS nga OVK nuk përputhen me standardin për të cilin do të akreditohet, i kërkohet OVK (të notifikohet në sistem OVK) t’i plotësojë të gjitha këto mangësi dhe t’i ngarkoje serish ne sistem dokumentet e update-uara. Është e rëndësishme që për dokumentin e hedhur të parin (që duhet zëvendësuar me dokumentin e ri) të jetë mundësia që përmes një check-imi vetë OVK-ja ta përcaktojë të pavlefshëm si dokument. Data e berjes se pavlefshem i nje dokumenti duhet te jete e rregjistruar. Pasi ky dokument të përcaktohet si i pavlefshëm nga OVK-ja, ai nuk duhet te fshihet nga sistemi (mbahet per te treguar historine e procesit te vleresimit) dhe duhet të jetë i paeditueshëm nga OVK-ja. E rëndësishme është që sistemi ruan të gjithë dokumentet që ngarkohen nga OVK-të në dosjen përkatëse si dhe ka një evidence të saktë të dates së ngarkimit të dokumentit në sistem dhe të statusit aktual të dokumentit (dokument aktiv). Lista e dokumentacionit me statusin aktual duhet te ngarkohet pas cdo veprimi te  OVK. Duhet te jete e dallueshme ngarkimi i cdo dokumentacioni ne secilen faze te shqyrtimit te dokumentacionit.

Nëse ka moskonformitete, që nuk e cënojnë akreditimin, procedura e akreditimit vazhdon;DPA i dërgon OVK-së koston paraprake. Nëse OVK është dakort me koston atëherë nënshkruhet marrëveshja fizikisht midis DPA dhe OVK. N.q.s OVK nuk është dakort procedura ndërpritet. Afati për aprovimin ose jo të kostos është 2 muaj. Pas këtij afati, nëse OVK kërkon përsëri të akreditohet, procedura fillon nga e para. Nëse OVK është dakort me koston e paraprake atëherë ai duhet të paguajë 40% të saj që në këtë fazë. DPA njofton OVK  për përbërjen e grupit vlerësues dhe pret miratimin e tij .N.q.s OVK është dakort, brenda afatit kohor, procedura vazhdon, nëse jo i propozohen emra të tjerë vlerësuesish. Mosmiratimi i grupit të vlerësimit totalisht apo pjesërisht nga OVK duhet të jetë i arsyetuar.Vendimi përfundimtar për grupin e  vlerësimit merret nga Drejtori i Përgjithshëm dhe OVK-ja duhet të notifikohet në sistem për grupin e vlerësimit që i është caktuar. Mbledhja e grupit te vleresimit pasqyrohet ne system.

3- Paravlerësimi

Vizita paravlerësuese kryhet në ambjentet e OVK me kërkesë të OVK ose kur DPA ka paqartësi në lidhje me aktivitetin e OVK. Nëse nga kjo vizitë identifikohen moskonformitete të rëndësishme, i lihen OVK të ndërmarrë veprime korrigjuese në lidhje me to dhe me moskonformitetet e gjetura në dokumentacion. Moskonformitetet i raportohen elektronikisht ne një raport paravlerësimi, i cili ne sistem shfaqet si pjese e historikut te ketij procesi akreditimi, në dosjen përkatëse. Pas kryerjes së veprimeve korrigjuese OVK lajmëron DPA elektronikisht permes sistemit për plotësimin e veprimeve korrigjuese dhe për gatishmërinë e pritjes së vizitës vlerësuese. Afati për zgjidhjen e moskonformiteteve të gjetura në vizitën paravlerësuese është 6 muaj.

4- Vizita vlerësuese

Qëllimi i vizitës vlerësuese është të verifikoje nëse OVK plotëson kërkesat e standardit  për të cilin kërkon të akreditohet, verifikimin e zbatimit të procedurave dhe të vlerësojë kompetencën teknike.

DPA i propozon OVK nepermjet sistemit daten dhe planin e vleresimit.  Nese OVK eshte dakort, vazhdohet me viziten. Nese jo, OVK lajmeron DPA nepermjet sistemit qe nuk eshte dakort dhe propozon daten e re. Data e re e vleresimit i propozohet perseri dhe merret miratimi. Nëse OVK nuk eshte dakort me planin, DPA e shqyrton kerkesen dhe mund te propozoj nje plan tjeter per te cilin merr miratimin.

5- Raporti i Vlerësimit

Rezultatet e vlerësimit jepen në nje raport të grupit të vlerësimit dhe format e vleresimeve me deshmi dhe vleresim vertikal nëpërmjet sistemit. Nëse nga kjo vizitë identifikohen moskonformitete, i lihet OVK të ndërmarrë veprime korrigjuese në lidhje me to për një afat 5 mujor. OVK duhet të ngarkoje ne sistem, ne dosjen perkatese, dokumentacionin e veprimeve korrigjuese i cili shqyrtohet nga grupi i vlerësimit. Nëse moskonformitetet janë zgjidhur, grupi i vlerësimit jep elektronikisht ne sistem rekomandimin e tij. Nëse moskonformitetet nuk janë zgjidhur, grupi i vlerësimit i kërkon elektronikisht OVK marrjen e veprimeve korrigjuese të tjera.  OVK mund të kërkojë shtyrje të afatit të kryerjes së veprimeve korrigjuese ose parandaluese vetëm një herë. Shtyrja e afatit kerkohet elektronikisht ne sistem dhe per cdo kerkese shtyrje sistemi njofton Drejtorin e Drejtorise se Akreditimit. Drejtori i Drejtorisë se Akreditimit miraton shtyrjen ose jo të afatit, gjë e cila duhet të pasqyrohet në sistem. Shtyrja nuk mund të jetë më shumë se një muaj nëse shtyrja është e justifikuar. Pas afatit te percaktuar apo te shtyre, OVK nuk ka te drejte te ngarkoje dokumenta ne sistem.

6- Shqyrtimi i gjithë procesit

Drejtori i Drejtorisë së Akreditimit në sistem ja kalon praktikën për shqyrtim juristit të DPA-së i cili brenda 2 ditësh shikon vlefshmërinë e dokumentacionit. Në rastin e OVK të lidhura pas shqyrtimit të praktikës  nga juristi, Drejtori i Drejtorisë së Akreditimit e kalon të gjithë procedurën për shqyrtim tek komiteti teknik përkatës, sërisht përmes sistemit. Komiteti teknik përkatës jep rekomandimin e tij elektronikisht ne sistem tek Drejtori i Përgjithshem brenda 10 ditësh nga marrja e konfirmimit nga juristi i DPA-së. Rekomandimi i komitetit teknik aprovohet nga kryetari i komitetit përkatës i cili ja dorëzon elektronikisht të gjithë dokumentacionin Drejtorit të Përgjithshëm.

Për OVK e tjera,  pas shqyrtimit të praktikës  nga juristi, Drejtori i Drejtorisë se Akreditimit, pasi e shqyrton të gjithë praktikën ia raporton atë Drejtorit të Përgjithshëm (i cili duhet të notifikohet në sistem) brenda 10 ditësh nga marrja e konfirmimit nga juristi i DPA-së.

7-Vendimi

Drejtori i Përgjithshëm pasi shqyrton gjithë materialet e dorëzuara atij, merr vendimin përfundimtar. Afati maksimal për marrjen e vendimit nga Drejtori i Përgjithshëm është 15 ditë nga dita e paraqitjes së dokumentacionit tek Drejtori i Përgjithshëm. Akreditimi është i vlefshëm për katër vjet. Nëse vendimi është pozitiv, OVK-ja notifikohet në sistem dhe për të përgatitet certifikata e akreditimit, të cilën e merr kopje të printuar pranë DPA. Nëse vendimi është negativ, Drejtori i Përgjithshëm lajmeron elektronikisht permes dosjes perkatese ne sistem OVK-ne. Nese Drejtori i Pergjithshem kerkon mendim nga komiteti teknik perkates atehere kjo duhet te realizohet nepermjet sistemit.

Parashikimi i ciklit te mbikeqyrjeve per vizitat me deshmi dhe me vleresim vertical paraqiten ne system.

8-Mbikqyrja e akreditimit

Vizita mbikëqyrëse për OVK që kanë marrë akreditim fillestar është pas 6 muajsh. Për OVK e tjera vizitat mbikqyrese organizohen nga  DPA të pakten 1 herë në vit me qëllim që të sigurojnë që OVK e akredituara vazhdojnë të funksionojnë në përputhje me standardin për të cilin është akredituar. DPA mund të organizoje vizita mbikqyrëse shtesë (të paplanifikuara) në rast se vihet dyshim në lidhje me vazhdimësinë e plotësimit të kërkesave të akreditimit, si psh. në rastet e ndryshimeve në OVK, ankesave nga klientët ose përdoruesit, nga raportet e vlerësuesve teknikë, etj. Procedura e mbikëqyrjes është e njëjtë me atë të vlerësimit. Afati kohor per zgjidhjen e moskonformiteteve eshte 2 muaj.

9-Rinovimi i akreditimit

Në përfundim të periudhës së akreditimit apo riakreditimit OVK mund të bëjë elektronikisht një kërkese për rinovim të akreditimit pranë DPA, në rast se dëshiron të riakreditohet. Me marrjen e kërkeses për riakreditim,  DPA nis procedurën e akreditimit. Në mënyrë që OVK të mos punojë pa akreditim (nëse ai është i interesuar) i rekomandohet të aplikojë në sistemin AIS të paktën 6 muaj më parë. Procesi i riakreditimit ndiqet sipas procedurës së vlerësimit fillestar.

10-Ankesa dhe Apelime

Apelimet/ankesat, të cilat janë ngritur ndaj DPA-së ose aktiviteteve të akredituara të një organi të akredituar nga DPA, duhet të jenë depozituar me shkrim pranë sekretarisë së DPA-së dhe të identifikuara. Këto ankesa/apelime mund të shoqërohen sipas rastit edhe nga dokumenta të tjerë në bazë të së cilave vërtetohen pretendimet e parashtruara në ankesë/apelim. Te gjitha dokumentat qe kane te bejne me ankesa dhe apelime duhet te ngarkohen edhe ne sistemin AIS, ne dosjen përkatëse  nga administratori).

Apelimi/ ankimimi i depozituar  nga apeluesi/ankimuesi nuk do të çojë në pezullimin e vendimit të DPA-së mbi akreditimin.OVK kanë të drejtë të apelojnë vendimet e marra nga DPA nëpërmjet një procesi të apelit.

Drejtori i Përgjithshëm dhe Drejtori i Drejtorisë së Akreditimit duhet të notifikohen përmes sistemit për çdo ndryshim që ndodh në dosjet e  OVK-ve, të cilat janë të ngarkuara në sistemin AIS.